Работаем из дома эффективно: лучшие сервисы для удаленной работы

Пандемия коронавируса и официальный карантин в Украине заставили многие компании перевести работу в удаленный режим. Чтобы дела и задачи не застаивались, а бороться с домашней ленью было легче, мы собрали лучшие сервисы для удаленной работы. Не забудьте также заглянуть в наш материал про планировщики задач, которые тоже помогут в сложившейся ситуации. 

стартовых задач для организации удаленной работы компании

Предположим, что вы владелец компании, коммуникации внутри которой построены на живом общении. Сейчас ваша цель — перевести деятельность фирмы в формат домашнего офиса, сохранив при этом ее эффективность. Какие шаги для этого необходимо предпринять?

  1. Подготовьте ИТ-службу

    Задача № 1. Решение вопроса с удаленным администрированием

    Первое, о чем следует позаботиться, — подготовка приказа для ИТ-службы об установке на компьютеры сотрудников программы TeamViewer (либо ее аналога), а также VPN. Вероятнее всего, далеко не каждый работник вашей фирмы сможет самостоятельно установить и настроить программное обеспечение для работы. Большей части сотрудников потребуется помощь, причем зачастую удаленная.

    Если коллектив обеспечен рабочими ноутбуками, то проблем не возникнет. Если же речь идет о личных устройствах, то вашим айтишникам придется хорошо потрудиться, чтобы организовать удаленную работу. VPN необходим для того, чтобы решить проблемы с безопасностью.

    Задача № 2. Покупка гарнитуры для сотрудников

    Вы можете сделать это силами компании или обеспечить коллектив списком рекомендованных моделей и оплатить их приобретение. Одна из наиболее распространенных трудностей организации работы на удаленном доступе — это плохое качество звука при осуществлении звонков. Вместе с тем данная проблема легко решается профессионалами.

    Задача № 3. Организация стабильного интернет-соединения

    Следующая сложность — слабый Интернет и стремление сотрудников работать где угодно, но только не дома. Решение может быть следующим: специальным приказом об организации удаленной работы вы обязуете работников использовать соединение стационарной домашней линии (к примеру, Wi-Fi дома) и контролируете исполнение. Следует сразу обозначить, что мобильная связь, а также Интернет кафе и гостиниц для работы не подойдут.

  2. Подготовка программного обеспечения

    Формат удаленной работы в принципе стал возможен только с появлением определенных технологических инструментов. Как автомобиль не заведется без двигателя, так и удаленная работа немыслима без минимального перечня обязательных элементов.

    Важнейший критерий успеха работы на дому — это наличие необходимого программного обеспечения (софта). При отсутствии любого из компонентов полноценная организация работы удаленной команды невозможна. Первоочередная задача ИТ-департамента заключается в том, чтобы каждый из сотрудников получил доступ ко всем инструментам.

    Задача № 4. Выбора чата для компании

    Маленькие компании могут воспользоваться Discord — он хоть и предназначен для геймеров, но позволяет и переписываться, и совершать звонки. Telegram также подойдет исключительно небольшим командам, а вот Slack или Microsoft Teams — варианты более универсальные.

    Задача № 5. Установка программ для видеосвязи

    В идеале каждый сотрудник должен иметь под рукой 2-3 взаимозаменяемых варианта (к примеру, Zoom, Skype, Hangouts). Бесплатные версии вполне подойдут. А сейчас о некоторых важных принципах организации корпоративного общения на удаленке:

    • при осуществлении звонков обязательно использование видеосвязи;

    • применение функции демонстрации и трансляции экрана (это гарантированно повысит скорость передачи информации);

    • рекомендуется договариваться о звонках в чате с занесением информации в календарь;

    • сохранение записей для важных звонков.

    Задача № 6. Календарь — каждому сотруднику

    Это очень важно! Без календаря работник может периодически забывать о тех или иных мероприятиях, а возможности все проконтролировать лично после перехода организации на удаленную работу у руководителя не будет. Информацию обо всех встречах и конференциях сотрудники должны заносить в личный календарь. Google Suite или Office 365 предлагают опцию ведения одного календаря на весь коллектив.

    Задача № 7. Использование облака с документами или wiki

    Забудьте о папках на личных устройствах: они существенно усложняют жизнь и руководителю, и коллективу фирмы. В ходе удаленной работы вам не обойтись без облака — Google Docs, Office 365 или любого другого. В ходе видеозвонков часто возникает необходимость открыть документ и поработать над ним совместно.

    Задача № 8. Электронная почта

    Она позволяет контролировать доступы, не раздавая их на личные учетки. Что же касается других аспектов удаленной работы, то здесь электронная почта не применяется.

    Задача № 9. Опциональное программное обеспечение

    Таск-трекеры и рисовалки типа Miro или Figma будут весьма полезны на удаленке, однако пользоваться ими смогут только продвинутые адепты.

  • План маркетинга компании: увеличиваем прибыль компании в 2 раза
  • KPI для отдела продаж: как рассчитать и внедрить
  • Как получить в 3 раза больше клиентов в 2 раза дешевле
Читайте также:  AVI, MKV или MP4? Типы видеофайлов объяснены и сравнены

Читайте также

10 заповедей железной дисциплины10 причин, приводящих к бедности30 жизненных принципoвЧему необходимо научиться прежде, чем стать бизнесменом.13 вeщей, о которых важно помнить, когда жизнь бьет вас по головеКак используется принцип Парето в бизнесеПредприниматель с аутизмом открыл кофейню, потому что его никто не брал на работу13 способов работы с пожирателями времениЛюбой, кто способен расстроить вас — контролирует вас