10 правил выбора компании-аутсорсера бухгалтерских услуг

Не каждая компания способна выполнять все задачи, необходимые для ее функционирования. Иногда для этого к деятельности фирмы привлекаются сторонние организации. Это позволяет реорганизовать бизнес, сэкономить управленческие ресурсы, повысить финансовые показатели, избавиться от лишних затрат и оптимизировать степень расходов. Приглашение для решения этих задач сотрудников других предприятий – вот что такое аутсорсинг.

Зачем это нужно

Смысл онлайн-аутсорсинга заключается в том, чтобы не нанимать бухгалтера, кадровика, юриста и не платить им зарплату. Вместо этого предприниматель подписывает договор с платформой, которая предоставляет эти услуги удалённо и за абонентскую плату (в среднем от 5 до 95-144 тыс. рублей в год в зависимости от оборота компании и формата услуги).

Для малого бизнеса это способ сократить расходы (не только на зарплату бухгалтерии, но и, например, на аренду офиса для сотрудников). Но не всё так просто. В интернете очень много жалоб на работу сервисов по аутсорсу.

В основном нарекания связаны с некомпетентностью работающих там бухгалтеров, возникающие проблемы со штрафами налоговой и отсутствием нормальной коммуникации сервисов с клиентами. Мы изучили не только достоинства платформ аутсорсинга, но и отзывы предпринимателей по каждому продукту.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Бухгалтерия не всегда передается “на сторону” в полном объеме. Иногда предприниматели пользуются только некоторыми услугами аутсорсеров.

Бухгалтерское консультирование: обычно используется для контроля штатных бухгалтеров или в сложных случаях, когда нужно решить особую задачу: разблокировать счет, наладить работу с иностранной компанией.

Выборочный аутсорсинг: иногда фирмы отдают удаленному бухгалтеру расчет зарплаты или подготовку отчетности, при этом сам бухучет ведется внутри фирмы, и контроль над всеми важными процессами сохраняет руководитель.

Полный аутсорсинг: передача всех бухгалтерских задач сторонней компании. Организация работает без бухгалтерии, только подписание всех документов и отчетов остается за директором.

Учет ведется от лица главного бухгалтера: при такой услуге аутсорсер ведет учет и составляет отчетность, а еще подписывает в документы, предусмотренные в договоре. Плюс для компании-заказчика — не нужно тратить время на обработку документов.

Аутсорсинг и аутстаффинг как способы оптимизации расходов на персонал

Статья размещена в газете «Первая полоса» № 10 (126), ноябрь 2020.

В настоящее время аутсорсинг и аутстаффинг являются законными*, эффективными и широко используемыми методами оптимизации затрат на персонал. К сожалению, многие собственники и руководители бизнеса не видят разницы между этими способами сокращения расходов. Несмотря на сходство, они имеют существенные различия.

*Примечание редакции:

В ряде случаев аутстаффинг может быть охарактеризован как заемный труд, который в силу ч. 1 ст. 56.1 ТК РФ запрещен. Нарушение такого запрета влечет риск административной ответственности, в том числе в соответствии с ч. 1, 2 ст. КоАП РФ.

Исключение — предоставление труда работников частным агентством занятости и организациями, указанными в п. 3 ст. 18.1 Закона о занятости населения (ст. ст. 56.1, 341.1 ТК РФ). Предоставление персонала другими субъектами будет нарушением закона.

Аутсорсинг и аутстаффинг как способы оптимизации расходов на персонал

Читайте также:  Вторые бета-версии iOS 13.4 и iPadOS 13.4 доступны для загрузки

Для чего используют

Рассмотрим основные варианты, когда уместно использование аутсорсинга:

Для чего используют
  1. У небольшой компании недостаточно средств для полноценного содержания и оплаты труда всех работников, либо их услуги нужны не постоянно, а раз в определенный период. В обоих случаях гораздо выгоднее нанять стороннюю организацию, которая выполнит разовую или периодическую работу.
  2. Если у крупной фирмы в составе много непрофильных подразделений, которые не приносят прибыли, но задействованы в обслуживании – это плохо отражается на общей отчетности.
  3. Если фирма не в состоянии выделять на неосновные мероприятия достаточно средств – она не способна конкурировать на рынке трудоустройства, поэтому зачастую поиск сотрудников становится проблемой.
  4. Конторе необходимо сократить штат или расходы на заработную плату. Бывает и такое, что бухгалтерии нужно отчитаться или достичь запланированного уровня средней зарплаты персонала. В этом помогают вывод на аутсорсинг низкооплачиваемых категорий, к примеру, клининг, столовая, транспорт.
Для чего используют

Хотите внедрить «Магазин 15»? Получите всю необходимую информацию у специалиста.

Для чего используют

Спасибо!

Для чего используют

Спасибо, ваша заявка принята.

Для чего используют

Что такое аутсорсинг и когда он может понадобиться?

Термин «аутсорсинг» — английского происхождения. Дословный его перевод — «использование внешних ресурсов».

Аутсорсинг — это передача второстепенных функций организации другой компании, которая специализируется в данном направлении. Наличие бизнес-процесса и длительность сотрудничества (1 год и более) отличают его от других видов предоставления услуг.

В чем суть? Руководство каждой организации стремится к тому, чтобы все сферы ее деятельности находились на высоком уровне. Но это в идеале.

На практике же это довольно трудновыполнимо. Ведь далеко не каждое предприятие может себе позволить содержать в штате высококвалифицированных сотрудников абсолютно всех отделов — это слишком накладно.

Обычно предпочтение отдается специалистам профильной сферы. Из них выбирают лучших, предоставляют возможность повышать квалификацию, оплачивают их работу на должном уровне.

Сотрудникам же других, непрофильных служб редко можно на это рассчитывать. Под эту категорию попадают кадровики, компьютерщики, юристы и разные другие работники. А результат от их деятельности хочется получать хороший.

Также это могут быть ситуации, когда:

  • предприятие слишком маленькое, чтобы содержать в штате дополнительные службы, например, отдел кадров;
  • расходы на содержание штатных сотрудников оказываются выше, чем на оплату труда аутсорсеров;
  • внутренних ресурсов не так много, чтобы тратить их на поиск и содержание кадров для выполнения второстепенных функций.
Читайте также:  Как проверить пунктуацию и орфографию онлайн

Поэтому аутсорсинговое сотрудничество — весьма заманчивая альтернатива. Вы отдаете определенную работу фирме, которая специализируется только в данном направлении. Естественно, что ее сотрудники имеют более высокую квалификацию и более профессионально выполняют свою работу.

Договор аутсорсинга

Заключая договор аутсорсинга с провайдером, можно рассчитывать, что:

  • Аутсорсер сам заинтересован в выполнении своей работы качественно и в срок – это его основное преимущество перед штатным сотрудником.
  • Оплата труда аутсорсера, как правило, производится по факту выполнения работ.
  • По договору с компанией, предоставляющей услуги аутсорсинга, можно намного быстрее найти высококвалифицированного специалиста, чем внутри своей компании, по вполне понятной причине – выбор намного больше.

Чаще всего в договоре атсорсинга предусмотрена замена сотрудника в случае форс-мажорных обстоятельств.

Это гарантирует, что работа будет выполнена невзирая на человеческий фактор:

  • компания-аутсорсер не болеет, не убегает к конкурентам
  • и гарантирует конфиденциальность информации, полученной в процессе работы.

Центры обработки данных (ЦОД)

Сегодня даже мелкие и средние компании все чаще сталкиваются с необходимостью больших вычислений. Своих мощностей не хватает и здесь на помощь приходят дата-центры и Центры Обработки Данных. Это избавляет компанию от привлечения финансирования, решения проблем с энергоснабжением, закупки серверного оборудования и обеспечения безопасности. Также ЦОДы периодически требуют модернизации. Небольшим компаниям это просто невыгодно. Проще и дешевле заключить договор SLA с коммерческим ЦОДом и получить услуги обработки данных как сервис.

Разновидности аутсорсинга

Существуют услуги, которые относят к аутсорсинговым. Это касается видов деятельности, которые относят к неосновным производственным процессам. К видам аутсорсинга причисляют:

  • Подбор персонала. Этот вид аутсорсинга актуален для крупных корпораций с большим количеством сотрудников, высокой текучестью кадров. Управление персоналом требует большие временные, материальные затраты. Агентства по подбору квалифицированных специалистов по заданным критериям выполнят эти функции качественно, быстро. Кадровый аутсорсинг предполагает оказание услуг в подборе кадров, расчет нагрузки налогообложения по заработной плате, премиям, компенсациям. Непосредственно, расчет оплаты труда не передают аутсорсерам. В ответственность аутсорсинговой компании не входят полномочия по контролю выполнения персоналом производственных задач.
  • Бухгалтерский, аудиторский – популярный вид услуг в этой сфере. Передача полномочий по составлению бухгалтерской, налоговой отчетности сторонней компании не снимает ответственности с руководителя предприятия, которое заказало выполнение услуг. Существует несколько вариантов услуг – ведение учета, проведение проверок, составление отчетов в конце оговоренного периода, полное, ежедневное бухгалтерское обслуживание. Делегирование полномочий по ведению бухгалтерии позволяет не создавать эту структуру на предприятии.
  • Информационно – технологический. В этом случае сторонним компаниям передают функции по обслуживанию, ремонту, поддержанию в работоспособном состоянии оргтехники. Создание, обновление программ, обеспечивающих работу производственных агрегатов. В этой сфере установлены высокие требования к квалификации сотрудников аутсорсинговых компаний.
  • Юридические услуги. Оптимальный вариант разрешения юридических вопросов для компаний среднего, малого бизнеса. Юристы нанятой компании выполнят поддержку, обслуживание в вопросах, касающихся налогового, трудового, гражданского кодексов. Помогут соблюдению законов, постановлений. На юридическую фирму – аутсорсера делегируют регистрацию предприятия, процедуру банкротства, закрытия, изменения устава, юридического адреса. Наем штатного юриста обходится дороже, по причине отсутствия постоянной нагрузки для этого сотрудника.
  • Аутсорсеры – логисты. Транспортные услуги не менее востребованы, чем бухгалтерские. Содержать собственный автопарк не всем предприятиям по карману. Передача функций обеспечения предприятия транспортом решает вопрос обслуживания, размещения транспортных средств. Фирмы, оказывающие услуги логистики, выполняют функции транспортировки готовой продукции, сырья. В их компетенцию входит составление провозных документов, складирование продукции, сырья.
  • Производственный аутсорсинг. Крупные корпорации, занятый производством технической продукции, средств коммуникации делегируют полномочия управления производственным процессом сторонней компании. Это позволяет снизить себестоимость готовой продукции, повышает производительность труда, качество производимых товаров. Этот вариант освобождает человеческие ресурсы для продвижения существующего бренда, продукции, введения новшеств, обновления ассортимента.

Осуществление аутсорсинга

Оно происходит в несколько этапов. Для начала бизнесмен ищет профильную организацию. Для этого он опрашивает партнеров, обращается в агентство по найму или мониторит поисковики, сервисы по поиску работы, биржи. Как только компания найдена, он устно обсуждает все условия работы. После этого они прописываются в договоре, который должны подписать оба участника соглашения. В документе фиксируется продолжительность сотрудничества, функционал подрядчиков, форма проведения оплаты, обязанности и права сторон. Как только документ подписан, исполнитель начинает оказывать услуги. Однако следует различать аутсорсеров от других работников похожего типа.

Спросите, может ли бухгалтерская компания провести для вас налоговую оптимизацию

Каждый налогоплательщик имеет право применять законные методы для снижения налоговой нагрузки. Хороший аутсорсер бухгалтерских услуг предложит вам помощь в выборе самого подходящего режима налогообложения. Критерии, по которым можно сделать такой выбор самостоятельно, мы уже рассматривали, но консультацию профессионала это не заменит. Будет замечательно, если вам не просто посоветуют, а приведут расчеты вашей налоговой нагрузки на разных режимах.

Налоговая оптимизация деятельности клиента включает в себя не только выбор режима налогообложения. Специалисты хорошей бухгалтерской компании должны прекрасно ориентироваться во всех тонкостях налогового законодательства. Это не только умение оперировать статьями НК РФ и федеральных законов, положений ПБУ, но и подтверждение своей точки зрения другими нормативно-правовыми актами, знакомство с рекомендациями Минфина, требованиями ФНС и арбитражной практикой вашего региона.

Надежный исполнитель бухгалтерских услуг может предостеречь вас от сомнительных сделок и налоговых схем, помочь составить учетную политику, разработать положение о проверке добросовестности контрагентов. Даже если услуга по разработке налогового планирования не входит в выбранный вами пакет услуг, ее можно заказать дополнительно, окупится она многократно.